Automatyzacja jest jednym z kluczowych elementów transformacji cyfrowej w biznesie. Na czym dokładnie polega i jakie niesie za sobą korzyści?
Automatyzacja procesów biznesowych – co to oznacza?
Transformacja cyfrowa firmy oznacza przejście z dotychczasowo stosowanych rozwiązań analogowych na cyfrowe. W ramach transformacji cyfrowej firma może skorzystać z różnych technologii wspomagających jej codzienną działalność. Zaliczana jest do nich również automatyzacja procesów.
Automatyzacją procesów określa się czynności, które pozwalają na prowadzenie procesów w sposób zautomatyzowany, czyli odbywają się one bez bezpośredniej ingerencji człowieka. Stanowi ona zatem nowoczesne wsparcie technologiczne w realizacji wielu czynności.
Więcej informacji na temat transformacji cyfrowej w biznesie znajdziesz na stronie: https://bluesoft.com/pl/usluga/transformacja-cyfrowa/.
Jakie procesy biznesowe można zautomatyzować?
Automatyzacji można poddać wiele procesów biznesowych, natomiast kluczowym warunkiem jest ich powtarzalność.
Zautomatyzować można czynności jak:
- Generowanie dokumentów, na przykład faktur, umów,
- Obsługa zleceń,
- Zarządzanie zasobami,
- Składanie zamówień,
- Przygotowywanie list płac,
- Obsługa wniosków urlopowych,
- Kontrola czasu pracy,
- Zarządzanie zgłoszeniami,
- Obsługa w call-center,
- Powiadomienia push,
- Wysyłka wiadomości e-mail,
- Generowanie raportów,
- Przygotowywanie kopii zapasowych danych.
Co ważne, automatyzacja może być wykorzystana zarówno w przypadku procesów prostych, jak i zaawansowanych, wieloetapowych.
Na czym polega automatyzacja procesów w firmie?
Automatyzacja procesów biznesowych bazuje na dedykowanym do tego celu oprogramowaniu.
W ramach automatyzacji tworzy się wtedy odpowiednie algorytmy i reguły pozwalające na przeprowadzanie wielu czynności bez konieczności angażowania pracowników.
Aktualnie coraz częściej wykorzystywana jest też zrobotyzowana automatyzacja procesów (RPA od ang. Robotic Process Automation). W tym przypadku stosuje się programy funkcjonujące jak roboty, które potrafią uczyć się i symulować pracę człowieka.
Roboty działają jeszcze efektywniej, ponieważ stale uczą się nowych zadań, wykorzystując w tym celu technologie sztucznej inteligencji, analizy tekstu, przetwarzania języka naturalnego, uczenia maszynowego.
Kiedy warto zdecydować się na automatyzację procesów i co można z nią zyskać?
Skorzystanie z automatyzacji procesów biznesowych w firmie warto rozważyć, gdy:
- Procesy prowadzone przez pracowników są powtarzalne i czasochłonne – czynności, które pracownik wykonuje w ciągu 15 minut, robot może wykonać w ciągu mniej niż 1 minuty.
- Wzrasta stopień skomplikowania procesów – dzięki automatyzacji możliwe jest prowadzenie nawet złożonych, wieloetapowych czynności.
- W przebiegu procesów i dokumentach pojawiają się błędy – dzięki automatyzacji można ich uniknąć i dzięki temu zadbać o prawidłowość realizowanych zdań.
- Firma na coraz więcej klientów i ich obsługa zajmuje dużo czasu – automatyzacja pozwala wtedy na zachowanie wysokiej jakości obsługi klienta.
- Ze względu na wiele zadań do zrealizowania są one odkładane na później – skorzystanie z automatyzacji eliminuje ten problem.
Podsumowanie
Automatyzacja procesów biznesowych w firmie niesie więc za sobą liczne korzyści i stanowi opłacalny wybór. Oszczędność czasu oraz zasobów przekłada się na zredukowanie kosztów prowadzenia działalności, a efektywna realizacja zadań, komunikacja i niższe ryzyko błędów na sprawniejszą pracę całej firmy i większe zadowolenie jej klientów i kontrahentów.
